04.10.2017

Digitale Archivierung von Belegen

Papierlose Buchhaltung

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Unter der sperrigen Bezeichnung „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) wurden Anfang 2015 die Regeln für die digitale Buchführung und die elektronische Archivierung von Belegen neu bestimmt. Wenngleich die Vorschriften nicht neu sind, wissen viele Unternehmen immer noch nicht, wie sie mit digitalen Daten im Rechnungswesen umgehen sollen. Dabei sterben Papierrechnungen langsam aus. Sie werden immer öfter durch digitale Rechnungen ersetzt. Wer zum Beispiel seine Handyrechnung per E-Mail bekommt, ist schon dabei. Und einfach ausdrucken und abheften, das reicht schon lange mit mehr aus.

GoBD-konforme Archivierung von Rechnungen

Rechnungen müssen GoBD-konform zehn Jahre lang unveränderbar aufbewahrt werden. Das gilt auch für alle anderen steuer- und handelsrechtlichen Belege und Aufzeichnungen wie z.B. Zeiterfassungen oder Kassensysteme. Nachfolgend die wichtigsten GoBD-Anforderungen im Überblick:

  • Richtige und vollständige Aufzeichnung: Ihre Aufzeichnungen müssen vollständig und richtig sein. Sie müssen sie vollständig und geordnet speichern. Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie Papierbelege vernichten, wenn sie diese ordnungsgemäß eingescannt haben. Bei digitalen Belegen ist nur die Rechnung, nicht die E-Mail, aufzubewahren.  
  • Zeitnahe Erfassung: Geschäftsvorfälle sind innerhalb von zehn Tagen zu erfassen. Die Journalfunktion wird detailliert festgeschrieben.
  • Unveränderbarkeit von Aufzeichnungen: Sie müssen sicherstellen, dass Daten nachträglich nicht verändert, unterdrückt, gelöscht oder verfälscht werden können. Haben Sie eine fehlerhafte Rechnung geschrieben, dann dürfen Sie diese nicht einfach ändern. Sie dürfen die Rechnung aber stornieren. Allerdings muss der Prüfer nachvollziehen können, was genau im System passiert.
  • Datensicherheit: Sie müssen nachweisen, welche Maßnahmen Sie zur Gewährleistung der Datensicherheit ergriffen und wie Sie sie im Einzelnen eingesetzt haben.
  • Internes Kontrollsystem (IKS) des Unternehmers: Als Steuerpflichtiger haben Sie anlassbezogen zu prüfen, ob das eingesetzte DV-System dem dokumentierten entspricht – auch dann, wenn Sie diese Aufgaben ausgelagert haben.
  • Zertifikat und Testat eines DV-Systems: Als Unternehmer tragen Sie die alleinige Verantwortung dafür, dass das von Ihnen eingesetzte DV-System den Anforderungen der GoBD entspricht. Stellen Sie Ihre Betriebssoftware auf den Prüfstand. Prüfen Sie auch, ob das Programm zur Rechnungsschreibung den GoBD-Anforderungen entspricht. Die Finanzbehörde bescheinigt dies nicht mehr. Sie können sich ihr gegenüber auch nicht auf Zertifikate Dritter (z.B. vom Verkäufer der EDV-Anlage) berufen.

Unternehmen, die sich bisher nur wenig um das Thema GoBD gekümmert haben, sollten Kontakt mit ihrem Steuerberater aufnehmen, um zu klären, inwieweit die eingesetzten Programme den Anforderungen entsprechen. Die Finanzämter haben in den vergangenen Jahren aufgerüstet und prüfen im Rahmen der Betriebsprüfungen verstärkt, ob die eingesetzten Systeme GoBD-konform arbeiten.  

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